Projekt
Von der Kunden-E-Mail zum Angebot, ohne Abtippen
Eine Kette aus acht Diensten, die eine Preisanfrage so übernimmt, wie sie ankommt, Anhänge inklusive, und daraus ein freigabebereites Angebot im ERP macht. Das Video zeigt sie mit fiktiven Daten: Kunde, Artikel und Lager sind erfunden.
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automatisierte Schritte, von der E-Mail zum Angebot
Das Ausgangsproblem
Eine Preisanfrage kommt selten in verwertbarer Form an. Eine E-Mail, ein PDF, ein Werkstatt-Scan, eine Excel-Tabelle: Alles muss gelesen, der Kunde im ERP gesucht, jeder Artikel nachgeschlagen, Zuschnitte und Längen geprüft, der Bestand kontrolliert, das Angebot erfasst und schließlich geantwortet werden.
Acht Aufgaben, alle manuell, für jede Anfrage aufs Neue. Es ist der zeitaufwendigste Ablauf im Vertrieb, und die Zeit, die er kostet, wird nicht mit dem Kunden verbracht: Sie geht ins Abtippen.
Was gebaut wurde
Jede Aufgabe wurde zu einem automatischen Dienst. Die E-Mail kommt an, und der Absender wird seinem Konto im ERP zugeordnet: Kunde, Lieferadresse, Ansprechpartner, Vertriebsbereich und Sprache. Anschließend liest ein Vision-Modell jeden Anhang, ob PDF, Scan, Foto, Excel, Word oder ZIP-Archiv, und extrahiert die Zeilen der Anfrage.
Für jede Zeile interpretiert die KI den Freitext, und der Katalog bestimmt den genauen Artikel: Werkstoffgüte, Abmessungen, Einheit, Menge. Der Zuschnitt wird anhand der Standardlängen festgelegt, dann wird die Zeile mit dem tatsächlichen Bestand jedes Lagers und dem Liefertermin abgeglichen. Danach wird das Angebot im ERP erstellt, und die Antwort geht in der Sprache des Kunden hinaus, mit seiner ursprünglichen E-Mail im Anhang.
Die Demonstration
Die technischen Entscheidungen, und warum
Drei Entscheidungen, die eine Automatisierungskette zuverlässig halten und dafür sorgen, dass der Vertrieb ihr vertraut.
Ein Dienst pro Schritt
Die acht Schritte sind acht getrennte Dienste: Jeder legt sein Ergebnis ab, der nächste übernimmt es. Ein Schritt lässt sich verbessern oder ersetzen, ohne die anderen anzufassen.
Die KI schlägt vor, der Katalog entscheidet
Das Sprachmodell versteht eine Anfrage, die so formuliert ist, wie man sie einem Kollegen schreiben würde: „HEA200 in S355, 12 m lang“. Der gewählte Artikel stammt jedoch immer aus dem Katalog: Die Kette erfindet keine Referenz, sie wählt aus den vorhandenen.
Der Vertrieb behält die Kontrolle
Jede Angebotszeile trägt ein Vertrauenssymbol: bereit, Bestand zu bestätigen, Menge zu prüfen, Artikel zu kontrollieren. Der Vertrieb liest nicht alles erneut, sondern geht direkt zu den Zeilen, die es brauchen, und gibt dann frei.
Was sich im Alltag ändert
Der zeitaufwendigste Ablauf im Vertrieb läuft ohne Abtippen. Nach unseren Schätzungen kann dasselbe Team bis zu dreimal so viele Anfragen bearbeiten, also bis zu doppelt so viel potenziellen Umsatz erzielen, ohne neue Einstellungen. Es handelt sich um mögliche Gewinne, die von Menge und Art der Anfragen abhängen.
Die gewonnene Zeit verschwindet nicht: Sie fließt zurück in technische Beratung, Verhandlung und Kundenbetreuung, also in das, was wirklich verkauft.
Dieselbe Mechanik, für Ihren Ablauf
Eine Anfrage so übernehmen, wie sie ankommt, daraus strukturierte Daten gewinnen, sie mit Ihren Stammdaten abgleichen und das fertige Dokument in Ihrem eigenen Werkzeug erzeugen: Diese Mechanik gilt für Angebote ebenso wie für jeden Ablauf, der heute auf erneutem Abtippen beruht.
Ich liefere die auf Ihre Werkzeuge und Geschäftsregeln zugeschnittene Kette, das Hosting und den Quellcode. Wenn Ihr Vertrieb mehr Zeit mit Erfassen als mit Verkaufen verbringt, ist das wahrscheinlich der richtige Ausgangspunkt.
- Preisanfragen und Angebote
- Bestellungen per E-Mail oder als PDF
- Lieferantenrechnungen und Lieferscheine
- Reklamationen und After-Sales-Anfragen
Häufige Fragen
- Nein. Die Kette stützt sich auf das vorhandene ERP: Dort findet sie den Kunden, dort erstellt sie das Angebot. Was sich ändert, ist, dass niemand die Anfrage mehr abtippen muss.
- Das Modell dient dazu, die Anfrage zu verstehen, nicht dazu, eine Referenz zu erfinden: Der gewählte Artikel stammt immer aus dem Katalog. Außerdem trägt jede Zeile ein Vertrauenssymbol, das anzeigt, was noch zu bestätigen ist, ob Bestand, Menge oder Artikel. Der Vertrieb prüft diese Zeilen zuerst und gibt dann frei.
- Der E-Mail-Text und seine Anhänge: PDF, Scans, Fotos, Excel- oder Word-Dateien, ZIP-Archive. Ein Vision-Modell liest sie Zeile für Zeile, auch wenn die Anfrage ein Werkstatt-Scan ist.
- Nein, es sind Schätzungen möglicher Gewinne. Sie hängen von der Menge der Anfragen, ihrer Art und dem Anteil der Erfassungsarbeit im Alltag Ihres Vertriebs ab. Genau dafür dient die Bedarfsklärung: abzuschätzen, was die Automatisierung für Ihren Ablauf verändert.
- Die Demonstration verwendet fiktive Daten: Der gezeigte Kunde, die Artikel und die Lager sind erfunden. Im Video erscheinen keine Produktionsdaten.
- Ja. Die Bedingungen zur Übergabe von Code, Dokumentation und Hosting stehen ausdrücklich im Angebot, vor jeder Verpflichtung.